ERP
ERP-Workflows
Stammdaten, Auftragsabwicklung und systemübergreifend einheitliche Kundennummern — einmal erfasst, überall konsistent.
Prozessautomatisierung · ERP & Microsoft 365
Geschäftsprozesse automatisieren — vom Datentransfer bis zur Freigabe.
Wir verbinden Ihr ERP, Microsoft 365 und Ihre Tools, sodass Rechnungen, Bestellungen, Freigaben und Reporting automatisch laufen — weniger abtippen, weniger nachfragen, nichts mehr vergessen.
- DSGVO-konform
- EU-/DE-Hosting
- self-hosted n8n
- Made in Germany
- DSGVO Art. 28 · AVV möglich
- Hosting Deutsches Rechenzentrum
- Plattform self-hosted n8n
- Partner Microsoft Solutions Partner
Das Problem
Kommt Ihnen das
Kommt Ihnen das
bekannt vor?
Die teuerste Software nützt wenig, wenn die Arbeit dazwischen von Hand erledigt wird. Genau dort setzen wir an.
- Dieselben Daten landen mehrfach im System — von Hand eingetippt.
- Excel-Listen, die zu Schatten-Prozessen geworden sind.
- ERP-Daten, die nicht dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
- Freigaben und Erinnerungen laufen per Zuruf und Gedächtnis.
- Rechnungen, Bestellungen und Berichte hält jemand manuell nach.
- Niemand sieht auf einen Blick, wo ein Vorgang gerade steht.
-
„Wir wissen, dass man das automatisieren könnte — aber nicht, wo wir anfangen sollen.“ Dafür gibt es den Automatisierungs-Check.
Was wir automatisieren
Die Arbeit zwischen
Die Arbeit zwischen
Ihren Systemen.
Von ERP-Workflows über Datentransfer bis zu Freigaben und Reporting — wir nehmen die wiederkehrenden Schritte aus Ihren Tagen.
Integration
Datentransfer zwischen Systemen
Eine zentrale Datenbasis als Single Source of Truth, inklusive Dublettenerkennung. Schluss mit dreifachem Abtippen.
Reporting
Reporting & Dashboards
Kennzahlen werden automatisch zusammengeführt und verteilt — statt manuell aus mehreren Tools kopiert.
Workflow
Freigaben & Erinnerungen
Genehmigungen, Fristen und Rückfragen laufen geführt ab, statt per Zuruf und Gedächtnis.
Dokumente
Rechnungen & Dokumente
Belege werden erfasst, abgelegt und weitergereicht — inkl. automatisch angelegter Ordnerstruktur pro Vorgang.
Handoffs
CRM-, Ticket- & Auftrags-Übergaben
Anfragen, Tickets und Aufträge wandern automatisch ins richtige System — ohne Übertragungsfehler.
Auch ältere Software ohne Schnittstelle binden wir an — per RPA, das die Eingaben übernimmt wie ein Mitarbeiter, nur ohne Tippfehler.
So läuft eine Automatisierung Ein Auslöser —
Ein Auslöser —
der Rest passiert von selbst.
Vom ersten Auslöser bis zum fertigen Ergebnis übernimmt die Automatisierung jeden Schritt. Sie sehen, was passiert — müssen es aber nicht mehr selbst tun.
- 01
Auslöser
Neue Anfrage, E-Mail oder Statuswechsel startet den Ablauf automatisch.
- 02
Erfassung
Daten und Anhänge werden strukturiert übernommen — ohne Abtippen.
- 03
Prüfung
Dubletten, Pflichtfelder und Regeln werden automatisch geprüft.
- 04
Automatisierung
Einträge in ERP, Microsoft 365 und Ihre Tools werden angelegt und verknüpft.
- 05
Benachrichtigung
Die richtigen Personen werden informiert, Termine und Freigaben angestoßen.
- 06
Ergebnis & Report
Vorgang abgelegt, archiviert und im Status sichtbar — nachvollziehbar dokumentiert.
Praxisbeispiel
Aus einem echten
Aus einem echten
ERP-Automatisierungsprojekt.
Für einen Handwerksbetrieb haben wir die Auftragsabwicklung von der Web-Anfrage bis zum Projektabschluss durchgängig automatisiert. Das Team arbeitet weiter wie gewohnt — die Technik erledigt die Übertragungen im Hintergrund. (Kundenname anonymisiert, Foto exemplarisch.)
- 01
Web-Anfrage geht ein
Aus dem Kontaktformular entsteht automatisch ein strukturierter Vorgang — inklusive Fotos und Kontaktdaten, ohne Abtippen.
- 02
Dublette erkannt
Meldet sich dieselbe Adresse erneut, wird sie am bestehenden Datensatz vermerkt statt doppelt angelegt.
- 03
Termineinladung raus
Mit Wechsel in die nächste Phase verschickt das System sofort eine Einladung mit Self-Service-Buchungslink.
- 04
Ablage angelegt
Pro Auftrag entsteht in Microsoft 365 / SharePoint automatisch eine standardisierte Ordnerstruktur.
- 05
In ERP & Feldservice übertragen
Bei Auftragserteilung werden Kunde und Projekt in der Feldservice- und der kaufmännischen Software angelegt — mit Bestandskunden-Erkennung.
- 06
Abschluss archiviert
Zum Projektende wird der gesamte Vorgang automatisch archiviert und der aktive Arbeitsbereich aufgeräumt.
Das Ergebnis: Jede Information wird nur noch einmal erfasst und automatisch in alle beteiligten Systeme übertragen — vom Projektboard über die Dokumentenablage und die Feldservice-Software bis in die kaufmännische ERP-Software. Weniger Tipparbeit, keine vergessenen Schritte, einheitliche Daten und sofortige Reaktion auf neue Anfragen.
So gehen wir vor
Vom Check bis zum
Vom Check bis zum
laufenden Prozess.
Kein Risiko-Sprung ins Große: Wir starten mit einem klar abgegrenzten Pilot-Prozess zum Festpreis — und Sie entscheiden, bevor etwas gebaut wird.
Automatisierungs-Check starten- Schritt 01 30 Min · kostenlos01
Automatisierungs-Check
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Abläufe und zeigen, welcher Prozess sich zuerst lohnt — ohne Verkaufsdruck.
- Schritt 02 wenige Tage02
Prozess-Mapping
Wir nehmen den ausgewählten Prozess auf: Systeme, Schritte, Ausnahmen. Sie sehen schwarz auf weiß, was automatisiert wird.
- Schritt 03 vor Umsetzung03
Automatisierungsplan zum Festpreis
Sie erhalten einen klar abgegrenzten Plan mit Festpreis für den Pilot-Prozess. Sie entscheiden, bevor etwas gebaut wird.
- Schritt 04 self-hosted04
Umsetzung
Wir bauen die Automatisierung auf self-hosted n8n in einem deutschen Rechenzentrum — verschlüsselt, mit Zugängen außerhalb der Abläufe.
- Schritt 05 inkl. Doku05
Test & Übergabe
Wir testen mit echten Fällen, dokumentieren verständlich und übergeben. Auf Wunsch übernehmen wir Betrieb und Monitoring.
Investition
Festpreis pro Prozess —
Festpreis pro Prozess —
nach dem Check, nicht ins Blaue.
Lohnt sich, wenn …
… sich ein Vorgang mehrmals pro Woche wiederholt oder mehrere Stunden manuelle Arbeit pro Woche bindet.
So kalkulieren wir
Festpreis für einen klar abgegrenzten Pilot-Prozess nach dem Automatisierungs-Check — transparent, bevor etwas umgesetzt wird.
Laufende Kosten
self-hosted n8n: Sie zahlen Serverkosten statt teurer Lizenz-Staffeln pro Vorgang. Auf Wunsch Betrieb & Monitoring.
Der erste Schritt — der Automatisierungs-Check — ist kostenlos und unverbindlich.
Sicherheit & Datenschutz
Ihre Daten bleiben
Ihre Daten bleiben
dort, wo sie hingehören.
- Self-hosted in der EU. Die Automatisierung läuft auf self-hosted n8n in einem deutschen Rechenzentrum — nicht in einer fremden Cloud.
- Verschlüsselt & getrennt. Verbindungen sind verschlüsselt, Zugangsdaten liegen außerhalb der Abläufe.
- DSGVO-konform, AVV möglich. Verarbeitung nach Art. 28 DSGVO; ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil jedes Projekts.
Warum Dolphine.ai
Umsetzung, die
Umsetzung, die
stehen bleibt.
Eine Marke der Bear Byte GmbH aus Korschenbroich. Wir bauen Automatisierungen, die im echten Betrieb halten — nicht für die Demo.
-
Microsoft- & Business-Systeme-Kompetenz
Microsoft Solutions Partner. Wir kennen Microsoft 365, SharePoint und die Schnittstellen Ihrer Geschäftssoftware.
-
Automatisierung, IT-Betrieb & Sicherheit aus einer Hand
Wir denken Automatisierung zusammen mit Betrieb und Datenschutz — nicht als Bastellösung, die nach drei Wochen kippt.
-
Echte Umsetzung statt Beraterfolien
Wir bauen, testen und übergeben lauffähige Automatisierungen — kein Konzept-PDF, das in der Schublade verschwindet.
-
Deutscher Anbieter, persönlich erreichbar
Ansprechpartner aus Korschenbroich, NRW. Kein Offshore-Support, kein anonymes Ticketsystem.
-
Welche Systeme können Sie anbinden?
ERP- und kaufmännische Software, Microsoft 365 / SharePoint, CRM, Projekt- und Feldservice-Tools, Web-Formulare, E-Mail, Kalender und Datenbanken. Moderne Systeme binden wir über ihre Schnittstellen (API) an, ältere Software ohne Schnittstelle über RPA. -
Brauchen wir dafür ein neues ERP?
Nein. Wir automatisieren rund um Ihre bestehenden Systeme. Ziel ist, dass Ihre vorhandenen Tools endlich miteinander sprechen — nicht, dass Sie alles ersetzen. -
Ist das nur KI?
Nein. Der Kern ist regelbasierte Prozessautomatisierung, die zuverlässig und nachvollziehbar läuft. KI setzen wir gezielt dort ein, wo sie einen echten Mehrwert bringt — etwa beim Auslesen von Dokumenten. -
Wie lange dauert die Umsetzung?
Das hängt vom Prozess ab. Ein klar abgegrenzter Pilot-Prozess ist oft in wenigen Wochen produktiv. Den realistischen Rahmen nennen wir nach dem Automatisierungs-Check — nicht vorher ins Blaue. -
Was kostet das?
Jeder Prozess ist anders, deshalb nennen wir keinen Schaufenster-Preis, der ohnehin nicht passt. Nach dem kostenlosen Automatisierungs-Check erhalten Sie einen Festpreis für einen klar abgegrenzten Pilot-Prozess — Sie entscheiden, bevor etwas umgesetzt wird. Weil wir auf self-hosted n8n setzen, zahlen Sie laufend Serverkosten statt teurer Lizenz-Staffeln pro Vorgang. -
Was, wenn unser Prozess chaotisch ist?
Das ist der Normalfall — und genau der Ausgangspunkt. Im Prozess-Mapping bringen wir Struktur hinein. Oft ist das Aufräumen schon die halbe Miete; die Automatisierung sichert sie anschließend ab. -
Können Sie mit Microsoft 365, Excel und unseren bestehenden Tools arbeiten?
Ja. Microsoft 365 und SharePoint sind ein Heimspiel, Excel-Listen lösen wir Schritt für Schritt durch saubere Abläufe ab, und Ihre Branchen-Tools binden wir über deren Schnittstellen an. -
Sind unsere Daten sicher?
Ja. Wir hosten self-hosted in einem deutschen Rechenzentrum, verschlüsseln Verbindungen und halten Zugangsdaten außerhalb der Abläufe. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist möglich.
Automatisierungs-Check
In 30 Minuten
In 30 Minuten
zum ersten Prozess.
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Abläufe und zeigen Ihnen, welcher Prozess sich zuerst lohnt — kostenlos, unverbindlich, ohne Verkaufsdruck.
- Antwort in ≤ 1 Werktag
- Konkrete Empfehlung statt Verkaufsgespräch
- DSGVO-konform · Daten bleiben in der EU
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